15 июня 2017

Видеоролик о заседании Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа и семинара-совещания главных хранителей фондов федеральных и государственных архивов Приволжского федерального округа.

Видеоролик о заседании Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа и семинара-совещания главных хранителей фондов федеральных и государственных архивов Приволжского федерального округа.

 2 ноября 2016

Важнейшее из искусств

Из фондов Государственного архива Пензенской области

 30 марта 2016

В.О. Ключевский и Пензенский край

Из фондов Государственного архива Пензенской области

 17 ноября 2015

Публикации ведущего архивиста ГБУ "Госархив Пензенской области" Кузичкина Сергея Николаевича

С.Н. Кузичкин - автор более 100 работ по историческому краеведению. Его первый очерк был напечатан в 1979 году в областной молодёжной газете. Первоначально предлагаемые читателям статьи были опубликованы в газете «Пензенская правда» с 25 мая 2004 г. по 29 апреля 2005 г.

 14 сентября 2015

На родине Куприна

Из фондов Государственного архива Пензенской области

 11 августа 2015

Видеоэкскурсия по ГБУ "Госархив Пензенской области"

.

ПРАВИЛА ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

 Печать
Главная » Читальный зал » Правила пользования архивными документами

Правила пользования архивными документами 

Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым документам архива, плата за посещение читального зала и пользование документами не взимается. 

Порядок работы, обязанности сотрудников читального зала по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России.

  1. Порядок оформления пользователей для работы в читальном зале.

    Пользователи оформляются для работы в читальном зале на основании официального письма направившей их организации или личного заявления на имя директора архива с обоснованием необходимости изучения архивных материалов. Студенты оформляются по письму ВУЗа. Иностранные пользователи оформляются на основании письма принимающей их организации, иностранных дипломатических представительств и других зарубежных учреждений.

    В официальном письме или личном заявлении указываются фамилия, имя, отчество пользователя, место работы и должность, ученая степень (звание), цель исследования, тема и ее хронологические рамки (в личном заявлении также указывается домашний адрес и паспортные данные). Письмо удостоверяется подписью руководства организации.

    Разрешение на работу с документами дается руководством архива на срок не более одного года с момента оформления пользователя для работы в читальном зале. По истечении этого срока или при изменении темы пользователь предоставляет новое письмо.

    Постоянные исследователи при оформлении заполняют анкету установленного образца. Все пользователи знакомятся с правилами работы читального зала.

    После оформления в читальном зале пользователю выдается временный или постоянный пропуск, который предъявляется работникам охраны при каждом посещении читального зала (Пункт 4.9 Инструкции об охранном режиме ГАПО, утвержденной приказом директора архива от 19.02.2007 г. № 9.). Пропуск действителен при наличии документа, удостоверяющего личность. Временные пропуска по окончанию работы с документами архива сдаются сотрудникам читального зала. Постоянные пропуска ежегодно продлеваются сотрудниками читального зала.

 

  1. Организация работы пользователей в читальном зале ГАПО.

    Государственный архив Пензенской области предоставляет пользователю научно-справочный аппарат к документам ГАПО (краткий справочник по фондам ГАПО, каталог, описи, путеводители по архивам, энциклопедические словари, тематические перечни документов, обзоры и т.п.). Справочники, отсутствующие в читальном зале, предоставляются на основании письменного заказа пользователя.

    Документы выдаются на основании письменного заказа пользователя, где обязательно указывается тема исследования. Пользователь имеет право заниматься с документами на всех видах носителей, а при необходимости - с оборудованием для работы с ними. Организация выдачи дел регламентируется приказами директора архива. Заказы на архивные документы, поданные до 11 часов, исполняются в текущий день, заказы, поступившие после 11 часов выполняются после 14 час. 30 мин. Единовременно пользователю могут быть выданы:

    особо ценные дела досоветского периода - 1 ед. хр.;
    дела досоветского периода - до 700 листов, не более 7 ед. хр.;
    картографических документов - до 5 ед. хр.;
    фотодокументов - до 5 ед. хр.;
    особо ценные дела советского периода - до 5 ед. хр.;
    прочие документы советского периода - до 10 ед. хр.;
    описи - до 5.

    Особо ценные дела (с грифом «ОЦД») выдаются сроком на 1 день, картографические документы советского периода и фотодокументы - до 3 дней, прочие документы - до 5 дней, описи - на 1 день. Если срок выдачи документов истекает, пользователь может продлить его (кроме ОЦД), согласовав это с сотрудником читального зала. Не востребованные документы по истечении срока выдачи их в читальный зал возвращаются в хранилище.

    Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случаях: плохого физического состояния документов; ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение; необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива; выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям; экспонирования заказанного материала на выставке; выдачи дел другому пользователю. В читальный зал не выдаются дела и документы, не прошедшие научного описания и технического оформления. Причины отказа указываются в требовании на выдачу документальных материалов.

    При получении заказанных материалов пользователь, проверив сохранность документов, расписывается в присутствии сотрудника читального зала в бланке заказа в графе "Дата выдачи и расписка исследователя в получении". Подпись пользователя удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за них на время пользования. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

    Во время работы пользователь обязан соблюдать правила работы с архивными документами: не выносить их из читального зала и не передавать их другим лицам, не делать в документах помет, не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных материалов, не оставлять дела незащищенными от солнечного и электрического света продолжительное время, не пользоваться при работе с архивными материалами клеем, скотчем, маркером, чернильной авторучкой, штрихом-корректором, ножницами и другими режущими предметами.

    В целях обеспечения сохранности документов в читальном зале запрещается: входить в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты, курить, употреблять продукты питания, напитки. Пользователь обязан ежедневно возвращать выданные ему материалы сотруднику читального зала. Необходимо заполнять листы использования документов в делах. При окончательной сдаче дел для возвращения их в хранилище сотрудник читального зала принимает их от пользователя, о чем заверяет своей подписью в бланке заказа в графе "Дата и расписка сотрудника читального зала в получении". При обнаружении в делах недостачи составляется акт.